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Datenschutzerklärung des Verkehrsdienst Rhein-Main e.V. (im folgenden VRM bezeichnet oder durch "wir" gekennzeichnet) gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Stand: 24. Mai 2018

 

 

Vorwort

Wir informieren Sie („Sie“, „Nutzer“) in diesen Datenschutzhinweisen darüber, wie wir als Verantwortlicher personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten und welche Rechte Sie als Betroffener haben.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ist uns ein wichtiges Anliegen. Ihre Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften geschützt.

 

 

1. Erhebung sowie Verarbeitung von Daten

Zu den erhobenen und gespeicherten Daten gehören die von Ihnen oder einem potentiellen Veranstalter/Auftraggeber an uns übermittelten Daten wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, eMail-Adresse, Telefonnummern und T-Shirt/Jacken-Größe.

Für die Durchführung von Veranstaltungen speichern wir zudem Daten wie Ihr Wunsch nach einem Einsatzort/Bereich/Posten, dem Datum Ihrer Zu- und evtl. Absage..

Zusätzlich werden für Mitglieder des Verkehrsdienst Rhein-Main e.V. erhoben:

-       Datum Beginn und Ende der Mitgliedschaft

-       Informationen über Ausbildungen und Qulifikationen

-       Informationen über Mitgliedschaften in ähnlichen Vereinen

-       Datum der Zahlungseingänge für den Mitgliedsbeitrag

 

 

Jeder Zugriff auf unsere Website und jeder Abruf einer auf der Website hinterlegten Datei werden protokolliert. Die Speicherung dient systembezogenen und statistischen Zwecken. Protokolliert werden: Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Webbrowser und anfragende Domain sowie die IP-Adresse, Referrer, Art des Browsers und das Betriebssystem.

Wir arbeiten nach dem Prinzip der Datensparsamkeit.

Eine Übermittlung von erhobenen Daten in ein Drittland findet nicht statt; die Daten verblieben in der EU.

 

 

1.1. Cookies

Die Website verwendet an mehreren Stellen so genannte Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Cookies helfen uns bei der Identifizierung besonders beliebter Bereiche der Webseite. So können wir die Inhalte unserer Website genau auf Ihre Bedürfnisse abstimmen und somit unser Angebot für Sie verbessern. Cookies können genutzt werden um festzustellen, ob von Ihrem Browser bereits eine Kommunikation zu unseren Seiten bestanden hat. Diese Cookies ermöglichen es, ihren Browser zu identifizieren, nicht aber den Bezug zu einer Person herzustellen.

Falls Sie nicht möchten, dass Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert werden, müssen Sie die entsprechende Option in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bereits gespeicherte Cookies können im jeweiligen Browser gelöscht werden.

 

 

2. Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten

Wir können Ihre Daten und Ihre Kontaktdaten zu, Informieren über den Verkehrsdienst Rhein-Main e.V., dessen Aufgaben und Angeboten, sowie für Anfragen zur Unterstützung bei Sport-Veranstaltungen  nutzen, wenn wir davon ausgehen, dass Sie unser Verein und interessiert und Sie Interesse haben, an einer von uns betreuten Sport-Veranstaltungen als Helfer mit dabei zu sein. Hierin liegt unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 6 (1) lit. f DS-GVO).

Soweit Sie uns oder ein Auftraggeber, den wir unterstützen, uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben, verwenden wir diese weiterhin zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Kontaktaufnahme mit Ihnen und zur Organisation/Planung der von uns betreuten Sport-Veranstaltungen, für die technische Administration und zur Spam-Abwehr. Ihr Geburtsdatum nutzen wir, um zu überprüfen, ob Sie volljährig sind, da wir nur Helfer einsetzen dürfen, die volljährig sind.

 

Die Daten  der Vereinsmitglieder nutzen wir  

-       zur Führung der Mitgliedschaft im VRM

-       für Einladungen zu Veranstaltungen des Vereines

-       für Ehrungen (Dauer der Mitgliedschaft)

-       zur Erhebung der Mitgliedsbeiträge

-       vereins-interne Kommunikation

Bei den Veranstaltungen des VRM und den Sport-Veranstaltungen, die wir betreuen, werden teilweise Foto-und Videoaufnahmen gefertigt. Diese dienen der Dokumentation der Veranstaltungen und des Ablaufes, der Aufarbeitung nach einer Veranstaltung, unseres Außenauftritts und der Schulung für künftige Veranstaltungen. Bilder werden unter anderem auf unserer Webseite, in sozialen Medien sowie Publikationen des Vereins veröffentlicht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Sie können sich auch komplett aus unserer Helferliste löschen. Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Speicherung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Die Information zur Nicht-Verwendung der jeweiligen Datennutzung muß dem Verein schriftlich angezeigt werden.

Sofern Sie uns die Nutzung der o.g. Daten untersagen, können wir eine vollumfängliche Nutzung unserer Website, und die Planung Ihrer Person im Rahmen einer Sport-Veranstaltung oder im Verein nicht mehr gewährleisten.

 

 

3. Weitergabe der Daten

Eine Veröffentlichung Ihrer Daten findet nicht statt; Foto- und Videoaufnahmen, die bei den Veranstaltungen des VRM und den Sport-Veranstaltungen, die wir betreuen, entstanden sind, sind hiervon nicht betroffen.
Ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.
Eine Weitergabe Ihrer Daten findet generell nicht statt.

 

Ausnahme: organisieren wir für einen Veranstalter ein Sport-Event oder Helfer oder wir sind für einen Veranstalter oder eine Veranstaltung tätig und die Nennung der Helfer ist notwendig zur Registrierung/Akkreditierung (unter anderen durch sicherheitsrelevante Belange, Gesetze oder behördliche Anordnungen), werden Ihr Name und Ihre eMail-Adresse an den Veranstalter gegeben, damit dieser eine notwendige Registrierung/Akkreditierung vornehmen kann; dies auch nur für den Zweck der Veranstaltung. Es werden keine weiteren Daten übermittelt. Sie werden über die Weitergabe und den Empfänger informiert.

 

 

4. Dauer der Speicherung

Die Löschung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

 

5. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

-       Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden persönlichen Daten

-       Recht auf Berichtigung der Sie betreffenden persönlichen Daten

-       Recht auf Löschung der Sie betreffenden persönlichen Daten

-       Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

-       Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

-       Recht auf Datenübertragbarkeit

-       Recht auf Unkenntlichmachung auf Foto- und Videoaufnahmen

Auf Anfrage werden wir Sie gern über die zu Ihrer Person bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten informieren.

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an den Datenschutzbeauftragten:

Sie haben darüber hinaus das Recht, sich (mit einer Beschwerde) an die zuständige Aufsichtsbehörden zu wenden.

 

 

6. Hosting und Server-Logdateien

Wir nehmen die Hosting-Leistungen der Firma Strato in Anspruch: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Speicherplatz und Datenbankdienste, Versand von Emails, sowie die damit in Zusammenhang stehenden erforderlichen Sicherheits- und Serviceleistungen. Hierfür ist unserer berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Onlineangebotes gem. Art. 6 (1) lit. f DS-GVO und Art. 28 DS-GVOdie Grundlage.

Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einem sicheren und störungsfreien Betrieb unseres Onlineangebots im Sinne des Art. 6 (1) lit. f. DS-GVO Daten über jeden Zugriff auf unsere Website und speichern diese in sog. Server-Logdateien. Zu den dabei erhobenen Zugriffsdaten gehören Ihre IP-Adresse, die konkret besuchte Seite, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur GMT, übertragene Datenmenge, Referrer, den Browsers sowie das Betriebssystem.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Logdateien des Servers werden aus Gründen der Rechts- und Betriebssicherheit für eine Dauer von 10 Tagen aufbewahrt und danach gelöscht. Ausgenommen hiervon sind Daten, die als Nachweis, etwa in Rechtsfragen, benötigt werden. Diese Daten werden dann erst nach abgeschlossener Klärung gelöscht.

Die Server stehen in Deutschland.

 

 

7. Einwilligungserklärungen

Akzeptieren Sie unsere Datenschutzerklärung, brauchen Sie nichts zu unternehmen.
Möchten Sie der Speicherung und Nutzung Ihrer Daten bei uns im Ganzen oder in Teilen widersprechen, bitten wir Sie, uns dahingehend schriftlich (eMail, Fax, Brief) zu informieren.

Bitte beachten Sie, dass wir bei Ihrem Antrag auf Löschung Ihrer Daten Sie nicht weiter bei Sportveranstaltungen einsetzen können, da wir im Falle der Löschung nicht mehr über Ihre Kontaktmöglichkeiten verfügen.

Zusätzlich für Mitglieder des Verkehrsdienst Rhein-Main e.V.:
Eine Fortführung der Mitgliedschaft ist nicht möglich bei Antrag auf Löschung der Daten; für das Jahr erhobene Mitgliedsbeiträge sind davon unberührt.

 

 

Datenschutzbeauftragte im Verkehrsdienst Rhein-Main e.V.

Nico Schorre

Jörg Moldenhauer

 

 

8. Sicherheitshinweis

Wir sind bemüht, Ihre personenbezogenen Daten durch Ergreifung aller technischen und organisatorischen Möglichkeiten so zu speichern, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind. Bei der Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit von uns nicht gewährleistet werden, so dass wir Ihnen bei vertraulichen Informationen den Postweg empfehlen.

 

 

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz erhalten Sie u.a. auf der Webseite des Bundedatenschutzbeauftragten unter www.bfdi.bund.de/

 

 

Ende der Datenschutzerklärung des Verkehrsdienst Rhein-Main e.V.

 

 

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Um Ihnen zu verdeutlichen, welche Daten wir aus welchem Grund erheben und was mit den Daten geschieht, finden Sie hier Beispiel anhand eines fiktiven Marathon-Laufes.

 

Marathon-Lauf in Astadt

Wir werden vom Veranstalter des Marathon in Astadt mit der Akquise, Einteilung und Betreuung der Streckenposten für den Marathon-Lauf am Tag X in Astadt betraut/beauftragt.

 

Fall 1

Der Veranstalter des Marathon-Laufes wirbt Sie als Helfer an und teilt uns Ihre Daten wie Name, Anschrift und Kontaktdaten mit.
Wir speichen diese Daten in einer Tabelle, nehmen Kontakt mit Ihnen auf, erklären Ihnen, weshalb wir Sie kontaktieren und bitten Sie um Ergänzung und Berichtigung der uns übermittelten Daten.

 

 

Fall 2

Sie waren bereits in der Vergangenheit als Helfer bei einer Veranstaltung, die wir betreut haben. Aus diesem Grund sind Sie in unserer Helfer-Liste erfasst.
Wir schreiben Sie an und fragen Sie, ob Sie als Helfer beim Marathon in Astadt teilnehmen möchten.

 

 

 

Unsere Gründe für die Anfrage:

- wir wollen Ihnen erklären, weshalb wir Sie kontaktiert haben.

- wir teilen Ihnen mit, dass wir Sie im Auftrag des Veranstalters kontaktiert haben, bzw. für den Veranstalter tätig sind und uns um die Akquise, Einteilung und  Betreuung der Helfer für den Marathon-Lauf kümmern

- wir benötigen Ihre Kontaktdaten, um mit Ihnen in Kontakt zu treten, um Ihnen Informationen zum Ablauf am Marathontag, dem Treffpunkt und Ihren Aufgaben zu übermitteln und zu wissen, wie wir am Marathon-Tag während des Laufes mit Ihnen in Kontakt treten können

- evtl. möchten Sie uns einen Einsatzwunsch mitteilen, wie z.B. ein bestimmter Posten, ein Bereich in dem Sie nicht eingesetzt werden möchten oder Ihr Wunsch, mit einer bestimmten Personen einen Posten zu übernehmen

- wir benötigen Ihre T-Shirt-Größe, um Ihnen ein T-Shirt in Ihrer Größe zu organisieren und zur Verfügung zu stellen

 

 

Wir planen anhand der uns übermittelten Daten Ihren Einsatz beim Marathon.

So ist es für uns und unsere Planungen wichtig zu wissen:

-       In welchem Stadtteil/Bereich Sie als Streckenposten stehen möchten.

-       Möchten Sie evtl. Ihr Auto mit an den Posten nehmen? Denn: nicht an jedem Posten ist es möglich, ein Auto abzustellen, da der Lauf teilweise auch in schmalen Gassen in der Alstadt durchgeht.

-       Gibt es Posten, an denen Sie keinesfalls stehen möchten oder einen Wunschposten, weil dieser in direkter Nähe zu z.B. einer Toilette liegt oder weil dort "nichts los ist" oder "weil dort richtig gute Stimmung herrscht"?

-       Möchten Sie zusammen mit einer anderen bestimmten Person stehen, weil "es dann weniger langweilig" ist oder es sich nicht alleine zutrauen?

-       Wie viele Personen müssen an einem Posten stehen?

-       Wo ist ein Posten notwendig?

-       Ist z.B. eine Querungsstelle vorhanden oder grenzt der Posten an "wichtige Infrastruktur" wie z.B. eine Feuerwache, aus der jederzeit Einsatzfahrzeug kommen können? Dies bedingt evtl. den Einsatz von mehreren Personen an einem Posten.

-       Ist dort neben einem zivilen privaten Helfer auch Polizei oder Ordnungsamt von Nöten?

-       Von wann bis wann müssen welche Posten besetzt sein?

-       Gibt es Besonderheiten an dem Posten wie z.B. überhaupt kein Schatten und keine Möglichkeit für den Posten, sich bei Hitze und Sonnenschein in den Schatten zu begeben? Muß hier evtl. eine Person nach einer bestimmten Zeit ausgewechselt werden? Benötigt der Posten evtl. mehr Getränke? Muß dieser Posten öfter kontorlliert und gefragt werden "ob alles in Ordnugn ist"?

-       Welche Person kann wo eingesetzt werden? Ein über 70jähriger Helfer will evtl. nicht dort stehen, wo "gute Stimmung herrscht", viel Lärm durch z.B. eine Musikgruppe entsteht und wo viele Zuschauer stehen. Oder aber eine junge weibliche Helferin sollte nicht weit abseits vom nächsten Posten auf "weiter Flur" alleine stehen.

 

All diese Informationen sind wichtig, um die Planug der Posten "Wer kommt wohin?" durchführen zu können.

Es wird ein Plan mit den erforderlichen Posten erstellt: wo stehen wieviele Personen von wann bis wann? Besonderheiten?

Dieser Postenplan wird im Vorfeld mit dem Veranstalter und möglicherweise mit involvierten Behörden/Ämtern und Organisationen wie Stadt/Gemeinde, Straßenverkehrsbehörde, Regierungspräsidium, Polizei, Ordnungsamt, Feuerwehr, Sanitätsdienst, Verkehrsbetrieben und anderen besprochen und abgestimmt.

 

 

Dieser abgestimmte Posten-Plan wird anschließend mit "Daten gefüttert":

Namen der angemeldeten Helfer, deren Kontakte (Handynummer für den Tag über, Festnetznr, damit man sie morgens anrufen kann, wenn sie nicht am Treffpunkt erscheinen), Größe der T-Shirts.

Dies alles ergibt die Helferliste für den Marathon-Tag.

 

Helfer-Liste und Postenplan werden den verantwortlichen Personen (in diesem Fall dem Einsatzleiter, seinem Stellvertreter und den Abschnittsleiten) in Papierform und nur für den Marathon zur Verfügung gestellt, damit diese die anwesenden und eingeteilten Helfer, deren Standorte und Vollständigung der Posten kontrollieren, notieren und vermerken können.

 

Es folgen weitere Überlegungen.

-       Wieviele Helfer stehen in welchem Bereich?

-       Wieviele Helfer kann ein Abschnittleiter betreuen? Wie groß sind die jeweiligen Abschnitte?

-       Dies bedingt: wo müssen Treffpunkte für die Helfer eingerichtet werden? Es werden unterschiedliche Treffpunkte benötigt,d ie jeweisl bis zu 100 Helfern fassen können.

-       Wieviele T-Shirts in welchen Größen müssen an welchem Treffpunkt für die Helfer bereit liegen?

-       Wieviel Verpflegung muß organisiert und an welche Treffpunkt geschafft werden?

 

 

Nach dem Marathon erfolgt eine Abrechnung mit dem Veranstalter. Hierfür muß die Anzahl der anwesenden Helfer benannt werden.

Der Veranstalter möchte in der Regel auch die Namen der Helfer wissen: einmal für eine "Danke für Ihren Einsatz"-eMail und einmal, um sicher zu stellen, dass jeder Helfer nur einmal "bezahlt wird".

 

Daher verteilen wir vor dem Einsatz einen Helferzettel, auf dem Ihre Daten von Ihnen einzutragen (wie Name, Anschrift, Kontoverbindung) sind, damit die Ausbezahlung durch den Veranstalter oder uns erfolgen kann. Die Helferzettel werden am Ende des Marathons eingesammelt und dem Veranstalter übergeben. Anhand dieser Helferzettel wird erscihctlich, welche Helfer tatsächlich vor Ort im Einsatz waren.

Hier greift auch der kaufmännische Grundsatz "Keine Zahlung ohne Beleg".

 

Aus den oben genannten Gründen erheben wir Daten von Ihnen.

Anhand des Beispieles "Marathon in Astadt" haben wir Ihnen aufgezeigt, warum wir Daten erhaben und wie wir diese nutzen.